Buscar dentro de un PDF

La gran mayoría de los PDF actuales se pueden explorar, cortar y pegar (salvo que sus editores hayan restringido estas posibilidades). Sin embargo, muchos otros son una fotocopia electrónica del original y solo podemos leerlos. Esto ocurre sobre todo en las colecciones retrospectivas de muchas revistas y en algunos de los libros que podemos consultar y bajar de sitios como Google Books, Gallica, Internet Archive o Biblioteca Digital Hispánica. Lo mismo sucede si se escanea un libro, una revista o un periódico: tan solo tenemos una imagen del texto.

La prueba para saber si un PDF es una serie de imágenes empaquetadas en un fichero o si podemos hacer búsquedas en él es sencilla. En Adobe Reader (que es la aplicación que todos tenemos en nuestros ordenadores) hay que pulsar el ratón sobre una página; si se torna azul, entonces es un gráfico (una fotografía electrónica). Otra prueba para confirmarlo es buscar (control F / cmd F) una palabra que sepamos que se encuentra en el PDF. Si la respuesta es No se encontró ninguna coincidencia, entonces es un gráfico (salvo que le hayamos pedido que busque algo que realmente no está).

Si el PDF que nos interesa es una serie de gráficos, es fácil convertirlo en otro en el que se puedan hacer búsquedas, cortar y copiar (cuando cortes y pegues del trabajo de otro acuérdate de citarlo adecuadamente –insistiremos sobre el tema–). Dependiendo del ordenador y del tamaño del PDF puede llevar desde unos pocos segundos a un buen rato (para un libro de 207 páginas a mi iMac –del 2009– le llevó 12 minutos).

Para esta conversión hay que tener el programa Adobe Acrobat. No sirve el Acrobat Reader, lo que es un pequeño problema. Sin embargo, las universidades, por lo general, tienen licencias de campus y en alguna biblioteca o sala de informática habrá un ordenador con el programa bien instalado y en perfecto orden de funcionamiento, es decir, con su licencia correspondiente. Trabaja ahí; no te llevará mucho tiempo modificar los ficheros.

Una vez localizado el ordenador que cumple los requisitos, tan solo hay que abrir el PDF, pulsar en Documento > Reconocimiento de texto OCR > Reconocer texto usando OCR y Aceptar. (Si se tiene un lote de ficheros PDF que se quieren hacer explorables, entonces la opción que se ha de elegir es Reconocer texto en varios archivos usando OCR). Se puede establecer el Lenguaje primario de OCR, pero mi experiencia me ha demostrado que no merece la pena enredar demasiado en esos aspectos: una prueba con un libro multilingüe no produjo problemas.

Afinando el trabajo

Si queremos refinar nuestra labor con el PDF, podemos incorporarle los metadatos. Eso es algo que la mayoría de los editores de PDF olvidan (yo lo he olvidado en las actas de un congreso y todas las separatas informan de que soy su autor. ¡Horror!). De nuevo es algo sencillo de solucionar.

Dentro de Adobe Acrobat se pulsa Archivo > Propiedades. Cuando se abre la ventana de Propiedades del Documento hay que hacer clic en la pestaña Descripción.

Propiedades de un PDF sin la información de Título, Autor, Asunto ni Palabras clave

Ahí conviene cumplimentar los datos referentes al Título, el Autor y las Palabras clave. En Asunto recomiendo introducir la información referente a la publicación (datos de la revista o del libro del que procede)

El mismo fichero con los datos incorporados

Lo fundamental de estos metadatos es que hacen que el fichero deje de ser un PDF indocumentado, lo cual tiene ventajas posteriores, especialmente si se incorpora a un gestor de PDF como Mendeley o Papers.

La utilidad más aparente es dentro del navegador de Windows, pues tan pronto como se pose el ratón sobre el nombre del fichero, se abrirá un globo rectangular con la información (autor, flecha roja; título, flecha azul; información bibliográfica (asunto), flecha violeta), con lo que veremos a simple vista si es el fichero que buscamos o no.

Libreta electrónica

Cuando compré mi primera tableta, anduve en busca de un programa que me permitiera escribir con facilidad en ella. Como todavía estaba muy verde con el nuevo dispositivo, creí que lo que debía conseguir era una versión aligerada de un procesador de textos. Una de las características que le exigí era notas a pie de página (¡ahí va el filólogo!). Así, en mi primera compra de apps (abreviatura de application 'programa') para mi flamante iPad, adquirí DocsToGo. Apenas lo he usado porque no merece la pena. Buscaba algo que me permitiera tomar notas y que a la vez pudiera depositarlas en Dropbox, mi centro de sincronización (sigue siéndolo), y encontré Compositions. Era el tipo de app que buscaba: sencilla, elemental y que pudiera usarla tanto desde el iPhone como desde el iPad y también, por supuesto, desde los ordenadores que utilizo habitualmente; además, se llevaba bien con Dropbox. Era tremendamente sencilla, tanto como el bloc de notas que trae de serie Windows, o como la app Notas del iPad. Con él he funcionado durante casi un año, pero no me convencía del todo.

Tiempo atrás había instalado en mis navegadores el web clipper Evernote. Este add-on me permitía, con un simple clic, guardar memoria (de ahí la cabeza de elefante del logotipo) de las páginas por las que había pasado y que me interesaban, pero no tanto como para tenerlas entre mis páginas favoritas. No le di más utilidad a esta aplicación.

A principios de verano estuve a jugueteando con Evernote y descubrí que era un potentísimo cuaderno de notas que podía suplir con gran eficacia mis viejas libretas. No solo me permite tomar notas cuando leo, sino que esas notas pueden llevar algunos efectos gráficos (cursivas, negritas, subrayados, tachado, resaltado) y de disposición textual: listas numeradas y sin numerar, párrafo normal, cita o encabezados de sección y subsección. Un pequeño procesador de textos para tomar notas con funciones que van mucho más allá, como notas de voz, fotografías o web clipper.

Evernote en un iPhone

La versión Freemium es limitada porque solo permite subir 60 MB de datos al mes y porque no se puede trabajar off-line (ya sea Wi-Fi o 3G), pero ¿quién escribe más de 60 MB de notas al mes? Si se trata de notas de voz o fotografías, es evidente que habrá problemas de espacio (o volumen), pero para el uso normal de un investigador "de letras" creo que es suficiente.

Desde que descubrí que Evernote era algo más que un web clipper, se ha convertido en mi Moleskine™ de bolsillo (tanto en el iPhone como en el iPad), así que ahora tengo que reprimir mis instintos de compra cuando voy a las librerías y veo los distintos modelos de Moleskine. También lo tengo abierto en mi ordenador para tomar notas cuando leo en la red o estoy escribiendo en el procesador de textos y me surge una nueva idea que no quiero perder. Y si no estoy en mi ordenador sino en uno de una biblioteca, puedo acceder por medio de un navegador cualquiera.

Este artículo lo comencé en el iPad, he corregido algunas cosillas en el iPhone, lo he probado antes de rematarlo en un teléfono (Huawei) y en una tableta (Galaxy Tab2 de 7") Androide y funciona perfectamente. Evidentemente, escribir en un teléfono es un tormento, pero solo lo utilizo para tomar notas, no para escribir toda una tesis. Evernote no valdría para escribir una tesis, como tampoco me serviría una Moleskine o cualquier otro cuaderno.

Acortar direcciones de internet

Cuando escribimos un artículo científico para un medio clásico (libro o revista en papel), a veces es necesario incluir direcciones de internet para que nuestros lectores puedan acceder a los datos que hemos manejado. La gran mayoría suelen ser breves y no presentan problemas para incorporarlas en el cuerpo de nuestros textos o situarlas en las notas (www.rae.es; www.aic.uva.es). Sin embargo, muchas veces son largas cadenas de letras y números difíciles de ubicar dentro del espacio que los libros impresos manejan en su manchas tipográficas. Una dirección como http://www.archive.org/stream/laprosadelduecen000547mbp#page/n25/mode/2up o http://www.cervantesvirtual.com/obra-visor/introduccin-a-lope-de-vega-fuenteovejuna-0/html/ff2c7cf6-82b1-11df-acc7-002185ce6064_1.htm#I_1_ puede truncarse en el sitio más inesperado (como puede verse en esta página) y resultar inservible (en el libro en el que  he encontrado la primera, la línea se cortaba en duecen y el resto de la URL continuaba en la línea siguiente. Al cortarlo del PDF en el que lo había visto y pegarlo en la barra de direcciones se introdujo la secuencia %20, que corresponde a un espacio en blanco, con lo que el servidor me respondió con el temido: Se ha producido un error.

Algunos autores creen que con poner unos puntos suspensivos, como se hace para acortar un pasaje que no queremos citar al completo, se puede solventar el problema de espacio (http://www2.unine.ch/webdav/site/ipsa/.../Vermeille _Alexandre.pdf –en el mismo PDF de antes–) pero lo único que hacen es imposibilitar el acceso al material que localizaron con gran trabajo y que puede ser fundamental para su argumentación.

Tomado de Boldperspective

Si hubiera querido avisar a mis seguidores por medio de Twitter de que acabo de publicar este artículo no habría podido decirles mucho, pues habría agotado 88 de los 140 caracteres que permite. Si hubiera deseado redigirles a la edición de Rinaldo Froldi de Fuenteovejuna publicada por la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, la segunda dirección que he puesto de ejemplo, habría consumido 138 caracteres. No habría podido decirles ni Hola (si hubiera sido americano sí habría podido: Hi).

Para solucionar este problema han surgido varios sitios en internet en los que se pueden acortar las direcciones para embutirlas en nuestros micromensajes.

Los de letras podemos aprovecharnos de estas utilidades para evitar esas largas, problemáticas e inmanejables secuencias de letras y números que a veces constituyen las URL. El reciente libro Escribir en internet. Guía para los nuevos medios y las redes sociales (Madrid: FundéuBBVA – Galaxia Gutenberg, 2012) es un claro ejemplo de que el acortamiento de las direcciones es útil y práctico.

Hay varios servicios en la red como Google Shortener, TinyURL, Bitly o McAfee. Al usar esos sitios he podido reducir la larguísima URL que llevaría a la introducción de Fuenteovejuna a otra de entre 19 y 26 caracteres, es decir, se puede reducir en un 85 por ciento.

Acortarlas es muy sencillo, apenas lleva cinco minutos. Cuando se tenga una URL interminable, como por ejemplo la de la edición de El ingenioso hidalgo don Quijote de la Mancha alojada en la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes (http://www.cervantesvirtual.com/obra-visor/el-ingenioso-hidalgo-don-quijote-de-la-mancha--0/html/p0000001.htm#I_1_), se selecciona con el ratón y se copia. A continuación se va al servicio de acortamiento elegido, se pega lo cortado en la casilla adecuada y se pulsa enter o se hace click en el botón correspondiente.

Primer paso en Google url shortener

Algunos servicios pedirán que se introduzcan unos caracteres que aparecen en un recuadro –se llama captcha y sirve para comprobar que quien quiere llevar a cabo la acción es un ser humano, no una máquina.

La captcha y su resolución

Por último, aparecerá la dirección acortada.

El resultado: de 114 caracteres a 20 (un 82% más corto)

Ya solo queda cortarla y pegarla en donde sea necesario.

La dirección de la introducción de Rinaldo Froldi a Fuenteovejuna publicada por la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes quedaría reducida a:

Google shortener: http://goo.gl/wwqmB

Bitly: http://bit.ly/TAjQ2O

TinyUrl: http://tinyurl.com/c5pwql4

MacAfee: http://mcaf.ee/v5djx

Quizá no sean URL amigables, es decir, "direcciones web inteligibles, mediante las cuales se puede deducir el contenido" (Escribir en internet…, p. 492), pero son más manejables, sobre todo cuando las tenemos que copiar a mano en la barra de dirección.

El filólogo tecnologizado

Antigua oficina móvil

Hasta hace tres o cuatro años en mis bolsillos no faltaba una libreta y un lapicero para poder tomar cualquier nota, apuntar una referencia bibliográfica, un dato, una idea sobre la marcha. A veces me servía de servilletas en cafeterías y bares.

Cada vez que comenzaba una investigación compraba un cuaderno que me serviría de diario de trabajo. En él tomaba las notas de las lecturas que hacía; apuntaba las referencias que debía de buscar; resúmenes de los artículos leídos; redactaba notas en las que argumentaba y razonaba acerca de lo dicho por uno u otro autor; redactaba pequeños borradores de cómo podría desarrollarse un idea, cómo rebatir un argumento; incorporaba notas y aclaraciones con post-it.

Viejo diario de investigación

Todo cambió el día que me decidí a comprar un smartphone. La tecnología informática no era una desconocida para mí, pero no había encontrado aún un cacharrito que pudiera satisfacer mis necesidades. A principios de los 90 me hice con un Atari Porfolio; era una maquinita interesante, pero, a pesar de su reducido tamaño, era pesada y abultaba demasiado para ser útil.

En el verano del 2006 me hice con una PDA de HP (Personal Digital Assistant) sin embargo, no estuvo a la altura de mis expectativas y necesidades. Tenía Wi-Fi y, por tanto, acceso a internet. Además incorporaba Word Mobile. Sin embargo, al tener que utilizar un puntero, la introducción de texto era una auténtica pesadilla. Tampoco tenía cámara, era una PDA; esta carencia la podía suplir con el móvil, pero la ínfima calidad de las fotos (VGA) no aconsejaba su empleo.

El iPhone y, para el caso cualquier smartphone Androide, han cambiado mi modo de investigar. Apenas consumo papel, pero para llegar a este punto he pasado muchas horas investigando las posibilidades que tiene cada una de las máquinas de las que dispongo. Recuerda que la informática y las TIC están aquí para quedarse; no debemos tenerles miedo, sino sacarles el mejor partido posible.

La experiencia me ha demostrado que lo mejor es un ecosistema que se comprenda bien, es decir, disponer de dispositivos que se puedan entender entre sí con facilidad. Yo me decidí por Apple, pero no hay nada que impida la combinación Windows - Androide - Apple, en el orden que se quiera. Todo es cuestión de conseguir que los aparatos logren sincronizarse entre sí.

Mi escritorio digital hoy

Otro objeto que ha desaparecido de mis bolsillos han sido las memorias USB. En la actualidad solo tengo una operativa para usarla en la fotocopiadora / escáner / impresora del Departamento cuando he de digitalizar un artículo o algo que he obtenido gracias al préstamo interbibliotecario (volveremos sobre este tema y cómo organizar la biblioteca de PDF). Hasta entonces era la única manera de sincronizar mis ordenadores, pero a un alto coste. No porque las memorias fueran caras, todo lo contrario, han ido bajando de precio. El alto coste al que me refiero era el tener claro cuál era la última versión de cada uno de los ficheros en los que estaba trabajado. Otra posibilidad era mandarme por correo electrónico los ficheros, pero era una solución peor aún, podía encontrarme con un buen montón de versiones y al más mínimo error podría hacer que un estadio anterior borrara el más moderno. Una auténtica pesadilla.

La clave del investigador (filólogo) tecnologizado está en la sincronización de todos los aparatos con los que trabaje, con independencia del fabricante y sistema operativo que tenga cada dispositivo. Para lograrlo hay varias utilidades gratuitas en la red que lo permiten.

En la nube

El más popular es Dropbox. De entrada regala 2 GB que se puede aumentar –gratis– consiguiendo que otras personas se den de alta (ya tengo casi 15 GB) y se puede utilizar con cualquier dirección de correo electrónico.

Dropbox es un servicio que permite almacenar ficheros en la nube y compartirlos, sincronizadamente, entre todos los dispositivos que el propietario de la cuenta tenga. La sutileza de este servicio (como de los que le han seguido) es que requiere que se instale una pequeña aplicación en cada uno de los dispositivos que se tenga (sobremesa, portátil, tablet, teléfono). Esa aplicación crea un directorio en cada uno de los aparatos y todos ellos contienen lo mismo. Si se borra en uno se borrará en todos, si se modifica en uno se modificará en los demás. Si no tenemos a mano ninguno de nuestros dispositivos privados, también puede accederse a la información allí almacenada desde cualquier ordenador público que tenga acceso a internet. Si estamos en un lugar en el que no tenemos acceso a internet (fuera de línea, off-line), podemos modificar nuestros ficheros y tan pronto como nos conectemos de nuevo a la red se actualizarán en la nube y en el momento que encendamos cualquiera de los otros dispositivos que tenemos dados de alta se sincronizarán y actualizarán.

No acaban ahí las posibilidades. Podemos crear carpetas para compartir material con otros usuarios. Dos de mis estudiantes de doctorado, una a caballo entre Barcelona y Munich, la otra entre Burgos y Valladolid, han creado una carpeta en DropBox en la que colocan los archivos que quieren compartir conmigo (previamente he aceptado compartir con ellas el material), con lo que tengo acceso a su trabajo en todo momento por lo que puedo leerlo, corregirlo y comentarlo a conveniencia y podemos intercambiar material sin necesidad del correo electrónico.

En los últimos meses han aparecido otros servicios. Google ha creado Google Drive; regala de entrada 5GB pero hay que tener cuenta con Google. El sistema de Microsoft se llama SkyDrive; regala 7GB pero exige tener cuenta en Hotmail. Amazon también ha creado su espacio en la nube: Amazon Cloud Drive; ofrece 5GB, exige ser cliente, que es diferente de tener cuenta. Todos son multiplataforma, es decir, operan con varios sistemas operativos, aunque algunos tienen limitaciones (p. ej. Microsoft no funciona con Windows XP, ni con Linux; Google Drive tampoco funciona con Linux). El iCloud de Apple, aunque ofrece 5GB gratis, no lo recomiendo, es un sistema cerrado que solo funciona dentro de su ecosistema (yo lo uso para sincronizar mi agenda en todos mis aparatos Apple y para localizarlos en el caso de que los extravíe o me los roben, pero nada más).

Como puedes ver, es fácil tener el material accesible y controlado con facilidad se esté en donde se esté, es gratis (pero lee las condiciones de cada sitio). No es difícil instalar uno de estos sistemas ni mucho menos manejarlo.

Las TIC y los "de letras"

La gran mayoría de los de letras tenemos nuestros más y nuestros menos con la informática. Pensamos que nuestros estudios y modos de trabajo poco se pueden beneficiar de los recursos informáticos. Que eso es para los frikis de humanidades (digitales) y para los de ciencias.

Vieja máquina de escribir

Nada más lejos de la realidad. Los de arte y humanidades podemos aprovechar muchas cosas que tiene la informática y su gran desarrollo en la red. El problema es que en las facultades de los de letras no hay gran interés por la informática ni tampoco formación. Transigimos con el correo electrónico; vemos algunas ventajas en usar internet; no está mal Word, es una máquina de escribir bastante cómoda, aunque maldita sea cada vez que se traba y me hace perder el trabajo. Los más atrevidos manejan RefWorks (un gestor bibliográfico que se ha popularizado entre las bibliotecas universitarias españolas) y creen que es el rien ne va plus de la tecnología; otros no se han enterado, aún, de que el CD-ROM está dando sus última bocanadas (los netbooks y ahora los ordenadores de sobremesa ya no incorporan lectores de CD-DVD) y siguen recomendando bases de datos en CD (evidentemente bases de datos algo obsoletas ya) y no tardando mucho desaparecerán las memorias USB.

Los más jóvenes (por debajo de los 40) se han aventurado con los blogs (algunos magníficos y brillantes) y las redes sociales. Muchos se han hecho con un smartphone, pero lo utilizan como reproductor multimedia, centro de juegos, cámara fotográfica y para la mensajería instantánea (Whatsapp, Twitter) y tuitean o guasapean las ideas que oyen durante una conferencia, o lo que acaban de leer.

Lo que me propongo, con la ayuda de quien quiera colaborar, es crear un blog para ayudar a los de letras a sacar mejor partido de los ordenadores, las tabletas y los smartphones para sus trabajos académicos y de investigación y aprovechar al máximo las posibilidades de la red. Ahí fuera hay multitud de sitios e instrumentos que pueden facilitar la labor.